Todos los contribuyentes que realizan actividades económicas en Perú se preguntan quiénes están obligados a llevar libros electrónicos, ya que conocer ello puede liberarnos de una grave acotación tributaria o multa de la SUNAT e, incluso, el cierre de los locales donde efectúan operaciones.
Además, llevar los libros electrónicos SUNAT ayuda a reducir los costos, simplificar los procesos, evitar errores y facilitar la fiscalización.
La cuestión es que no todos los contribuyentes están obligados a llevar un libro electrónico, sino solo aquellos que cumplen con ciertos requisitos establecidos por la normativa vigente.
En este artículo, aprenderemos quiénes están obligados a llevar los libros electrónicos, cómo hacerlo y qué multas podemos enfrentar si no cumplimos con esta obligación.
¿Qué son los libros electrónicos?
Son aquellos que se generan, registran, almacenan y transmiten en formato digital para presentar la información contable y tributaria de tu negocio ante la SUNAT, utilizando los sistemas informáticos que este ente regulador pone a disposición de los contribuyentes.
Estos sistemas son el Programa de Libros Electrónicos (PLE) y el Sistema de Libros Electrónicos desde el Portal (SLE-Portal).
Entendamos mejor en qué consiste cada uno: el PLE es un aplicativo que instalamos en la computadora y que permite validar la información de los libros generados en formato de texto por sus propios sistemas contables.
Por otro lado, el SLE-Portal es una plataforma web con la que generamos y enviamos los libros de forma directa desde el portal de la SUNAT.
Ahora bien, los diferentes libros contables electrónicos que se pueden llevar son:
- Libro Diario.
- Libro Mayor.
- Libro Diario Simplificado.
- Libro de Balances e Inventarios.
- Registro de Ventas e Ingresos.
- Registro de Compras.
- Registro de Activos Fijos.
- Registro de Costos.
- Registro de Inventario de estado Permanente en las Unidades Físicas.
- Registro de Inventario Permanente Valorizado.
- Registro de Consignaciones.
- Registro de Caja y Bancos.
- Registro de Honorarios.
- Registro de Rendimiento de Cuentas.
¿Quiénes están obligados a llevar libros electrónicos?
Como ya dijimos, no todos los contribuyentes del Perú están obligados a llevar libros electrónicos, sino solo aquellos que cumplen con los siguientes requisitos:
Obligatoriedad por ingresos mensuales
El primer factor de obligación de llevar libros electrónicos son los ingresos mensuales referentes a un año fiscal que empieza en mayo y culmina en abril del siguiente año.
Veamos un ejemplo práctico. Supongamos que queremos saber si en enero del año 2024 debemos llevar los libros electrónicos. Lo que tenemos que hacer es sumar cada uno de los ingresos mensuales que van desde el período fiscal de mayo de 2022 hasta abril de 2023.
Si esta sumatoria da un total de 75 UIT o S/. 371,250 (75 UIT * 4,950 Soles x UIT) o más, estamos obligados a llevar libros para el ejercicio fiscal que comienza en 2024. Esta obligación es para los contribuyentes que estemos dentro del Régimen General o Especial.
Por otro lado, también se consideran para dicho cálculo las declaraciones mensuales que hayamos presentado y sus rectificatorias si han surtido efecto hasta el período que cierra el 31 de mayo del año precedente.
Obligatoriedad por exportación
Desde enero del 2018, los libros electrónicos obligados también son obligatorios para quienes hayan realizado una operación de exportación y se encuentren dentro del marco de Régimen General, Régimen Especial y Régimen MYPE.
Así que, debemos llevar un registro de ventas y compras desde el día 1 del siguiente mes en el que hayamos realizado una exportación.
Es decir, si hemos realizado una exportación el día 17 de noviembre de 2023, estamos obligados a llevar libros electrónicos 2023 desde el 1 de diciembre de ese año.
Obligatoriedad por ser principal contribuyente
Esta categoría responde a la pregunta de quiénes están obligados a llevar libro diario electrónico y otros libros, siempre y cuando la SUNAT nos designe como principal contribuyente en sus resoluciones.
El reglamento indica que debemos llevar los libros electrónicos obligados a partir del día 1 del cuarto mes después que haya salido la resolución de SUNAT.
Por ejemplo, supongamos que fuimos declarados principales contribuyentes el 1 de enero de 2024. Entonces, estaremos obligados a llevar libros electrónicos desde el día 1 del mes de mayo del mismo año.
Ahora bien, podemos corresponder a dos tipos de principales contribuyentes: regionales o nacionales.
En caso de ser principales contribuyentes regionales, estamos en la obligación de llevar los siguientes libros electrónicos:
- Registro de compras.
- Registro de ventas.
- Libro mayor.
- Libro diario electrónico.
Por otro lado, si somos declarados principales contribuyentes nacionales, los libros obligatorios son:
- Registro de ventas.
- Registro de consignaciones.
- Libro de balance e inventario.
- Registro de compras.
- Libro diario.
- Registro de activos fijos.
- Registro de costos.
- Libro mayor.
- Registro de inventarios permanente valorizado.
- Registro de inventario de estado permanente en las unidades físicas.
¿Cómo llevar los libros electrónicos obligatorios en Perú?
Para llevar los libros electrónicos en Perú, tenemos que seguir estos pasos:
- Afiliarse al Sistema de Libros Electrónicos (SLE) mediante una declaración jurada que puedes presentar desde el portal SUNAT Operaciones en Línea (SOL) o desde el PLE.
- Elegir el sistema informático que vamos a utilizar para generar y enviar los libros: PLE o SLE-Portal.
- Generar nuestros libros electrónicos según el formato establecido por la SUNAT para cada tipo de libro.
- Validar los libros electrónicos mediante el PLE o el SLE-Portal, según corresponda.
- Enviar los libros a la SUNAT mediante el PLE o el SLE-Portal.
- Obtener la constancia de recepción que emite la SUNAT al recibir nuestros libros electrónicos.
- Conservar nuestros libros y sus constancias de recepción por un plazo mínimo de cuatro años.
Cronograma de Libros Electrónicos 2023
La SUNAT establece un cronograma para el envío de los libros electrónicos de ventas e ingresos, según el último dígito del RUC del contribuyente. El cronograma para el año 2023 es el siguiente:
Multas por no llevar los libros electrónicos SUNAT obligatorios
La multa SUNAT por no declarar los libros electrónicos obligados es de 0,60% de nuestros ingresos netos.
Además, la norma establece que dicha multa no puede ser menor a 10% de una UIT vigente, pero tampoco mayor a 25 UIT.
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